Seketika.com, Gorontalo – Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah menyiapkan sistem arsip digital ASN terintegrasi untuk menyatukan pengelolaan dokumen kepegawaian dalam satu sistem yang lebih tertata.
Rencana tersebut dibahas dalam sosialisasi dan rapat pembentukan tim efektif di Aula Kantor Operasional Wilayah Kerja Gorontalo, Selasa, 29 September 2026. Kegiatan berlangsung secara tatap muka dan virtual melalui Zoom.
Kepala Bagian Tata Usaha dan Umum (Kabag TUM) Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah, Suzana Eva Silo, menjelaskan bahwa transformasi kearsipan menjadi kebutuhan setelah terjadi perubahan kelembagaan kementerian.
Salah satu persoalannya adalah masih terdapat arsip digital pegawai dari sistem administrasi kementerian sebelumnya yang belum dipindahkan ke sistem baru.
Sistem arsip digital ASN tersebut dirancang sebagai tempat penyimpanan dokumen kepegawaian secara terpusat dan sistematis.
Selain memudahkan pencarian berkas, sistem ini diharapkan dapat mempercepat pelayanan administrasi, terutama ketika terdapat dokumen yang harus dilengkapi dalam proses kepegawaian.
Persoalan berkas tidak lengkap atau Bahan Tidak Lengkap (BTL) masih ditemukan dalam pengusulan kenaikan pangkat tahun 2025 dan 2026 di Kantor Regional BKN Makassar.
Ketika dokumen belum lengkap, pengelola SDM harus kembali melengkapi berkas sebelum proses dapat diteruskan kepada BKN.
Kasus serupa juga ditemukan dalam pengusulan perubahan nama pegawai di wilayah kerja Sulawesi Utara. Beberapa dokumen pendidikan, termasuk ijazah SD, SMP, dan SMA, masih perlu dilengkapi berdasarkan catatan BKN.
Dengan arsip yang tersimpan secara digital dan terintegrasi, dokumen yang dibutuhkan diharapkan dapat ditemukan lebih cepat tanpa selalu menunggu pegawai menyerahkan kembali berkas kepada pengelola SDM.
Pengembangan sistem arsip digital menjadi bagian dari rencana aksi perubahan Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah.
Tahapannya meliputi:
- Pembentukan tim efektif.
- Perencanaan dan persiapan aplikasi.
- Pembuatan aplikasi arsip digital.
- Penetapan surat edaran Kepala Kantor Wilayah.
- Implementasi sistem.
- Sosialisasi kepada jajaran terkait.
- Pengunggahan dokumen ke dalam sistem.
Suzana Eva Silo mengatakan sistem tersebut diharapkan membuat pengelolaan arsip lebih tertib, efektif, aman, dan mudah diakses sesuai kebutuhan.
Sementara itu, Kepala Kanwil KemenHAM Sulawesi Tengah, Mangatas Nadeak, menyatakan dukungannya terhadap pengembangan sistem tersebut.
Mangatas meminta tim efektif yang nantinya ditetapkan melalui surat keputusan memiliki pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas.
Ia juga menekankan bahwa pengembangan sistem tidak dapat dilakukan hanya oleh satu orang atau satu bagian. Jajaran Kantor Wilayah serta wilayah kerja Gorontalo dan Sulawesi Utara perlu terlibat dalam pelaksanaannya.
Setiap anggota tim juga diminta memahami tanggung jawab, target jangka pendek, dan tahapan pekerjaan masing-masing.
Implementasi aksi perubahan arsip digital tersebut direncanakan berlangsung hingga November 2026.
Pada tahap berikutnya, jajaran kantor wilayah dan wilayah kerja diharapkan terlibat dalam implementasi, sosialisasi, serta proses pengunggahan dokumen.
Jika berjalan sesuai rencana, sistem ini akan menjadi bagian dari upaya digitalisasi administrasi kepegawaian sekaligus membantu mempercepat pencarian dan pemenuhan dokumen ASN.
